VBSVeranstaltungsbüro Stefan
Stand buchen

Datenschutzerklärung

1. Verantwortlicher

Lars Stefan, Veranstaltungsbüro Stefan, Wittgatt 4, 40489 Düsseldorf
Telefon: +49 172 2853314
E-Mail: info@veranstaltungsbuero-stefan.de

2. Welche Daten wir verarbeiten und warum

Buchung eines Standplatzes. Wenn du einen Stand buchst, verarbeiten wir: Vor- und Nachname, ggf. Firma, E-Mail-Adresse, ggf. Telefonnummer und Anschrift, die Angaben zur Buchung (Veranstaltung, Art des Stands, Meterzahl, Platzwunsch), Rechnungs- und Zahlungsdaten sowie den Zahlungsstatus. Zweck ist die Durchführung des Vertrags, die Rechnungsstellung und die Platzvergabe (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO). Buchungen, die du uns telefonisch, per WhatsApp, per Mail oder vor Ort mitteilst, tragen wir von Hand in dasselbe System ein; dabei verarbeiten wir dieselben Angaben, ggf. auch eine geleistete Anzahlung. Am Veranstaltungstag halten wir Teilnehmerlisten (Name, Standnummer, Meterzahl, Zahlungsstatus, Barzahlungen, Kaution) auf Tablets und Laptops, die nur uns zugänglich sind; die Daten werden mit unserem Server abgeglichen.

Rechnungen und Buchhaltung. Rechnungen und zugehörige Unterlagen müssen wir aufgrund gesetzlicher Pflichten aufbewahren, derzeit bis zu 8 Jahre (Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO, §§ 147 AO, 257 HGB).

E-Mails. Wir senden dir Bestätigung, Rechnung, ggf. Zahlungserinnerung, Standplatz-Mitteilung sowie bei Stornierung oder Absage eine Information. Das ist Teil der Vertragsabwicklung (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO). Kopien dieser E-Mails (nur der Text, ohne Anhänge) speichern wir 6 Jahre, weil Geschäftsbriefe gesetzlich so lange aufbewahrt werden müssen (§ 257 HGB, § 147 AO), und löschen sie danach automatisch. Technische Mails wie der Anmelde-Link für das Kundenkonto werden nach 30 Tagen gelöscht.

Gutschriften. Nach einer Stornierung speichern wir dein Guthaben zusammen mit deiner E-Mail-Adresse, damit wir es bei einer späteren Buchung verrechnen können. Ein Restguthaben bleibt gespeichert, bis es verbraucht ist oder die Gültigkeit von einem Jahr ab Ausstellung der Gutschrift endet. Wir nutzen deine E-Mail-Adresse außerdem, um dich vor dem Verfall zu erinnern. Die Daten zur Gutschrift (Betrag, E-Mail-Adresse, zugehörige Buchung) löschen wir 3 Jahre nach Ausstellung, passend zur gesetzlichen Verjährungsfrist. Den Beleg selbst bewahren wir 8 Jahre auf.

Kundenkonto (freiwillig). Du kannst ein Kundenkonto nutzen. Es braucht kein Passwort: Du gibst deine E-Mail-Adresse ein und bekommst einen Anmelde-Link, der 15 Minuten gültig ist und nur einmal funktioniert. Beim ersten Anmelden legen wir das Konto an und tragen die Angaben deiner letzten Buchung ein (Name, ggf. Firma, Telefon, Anschrift). Im Konto siehst du deine Buchungen und Gutschriften, kannst stornieren und deine Daten ändern; bei einer neuen Buchung füllen wir deine gespeicherten Daten vor. Rechtsgrundlage ist die Vertragsdurchführung bzw. deine Anfrage, ein Konto zu nutzen (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO). Für die Anmeldung setzen wir ein technisch notwendiges Cookie, das dich bis zu 30 Tage angemeldet hält; es enthält nur eine zufällige Kennung und keine Daten zu deiner Person. Du kannst dein Konto jederzeit selbst löschen: Dann entfernen wir die gespeicherten Kontodaten. Rechnungen und Buchungsdaten bleiben wegen der gesetzlichen Aufbewahrungspflichten bestehen.

Zahlungsabwicklung. Online-Zahlungen laufen über Stripe. Dafür leiten wir dich zur Zahlungsseite von Stripe weiter und übermitteln die für die Zahlung nötigen Daten. Kartendaten sehen wir nicht. Stripe ist dabei zum Teil selbst Verantwortlicher; dessen Datenschutzhinweise findest du auf stripe.com/de/privacy. Rechtsgrundlage ist die Vertragsdurchführung (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO).

Pflichtangaben. Für eine Buchung brauchen wir mindestens Name und E-Mail-Adresse, bei Kauf auf Rechnung und bei größeren Beträgen auch deine Anschrift. Ohne diese Angaben können wir die Buchung nicht annehmen. Alle anderen Angaben sind freiwillig.

Server-Logdaten. Beim Aufruf der Website verarbeitet der Server technisch notwendige Daten (z. B. IP-Adresse, Zeitpunkt, aufgerufene Seite), um die Seite auszuliefern und Missbrauch abzuwehren (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO).

3. Cookies und Tracking

Die Website setzt keine Tracking- oder Werbe-Cookies und nutzt keine externen Analyse-Dienste. Schriftarten werden von unserem eigenen Server geladen. Im internen Bereich und im Kundenkonto wird ein technisch notwendiges Anmelde-Cookie gesetzt.

Anonyme Besucherzählung. Wir zählen auf unserem eigenen Server ohne Cookies, wie viele Besucher die Website an einem Tag aufrufen und welche Seiten dabei angesehen werden. Dafür bilden wir aus IP-Adresse und Browserangabe mithilfe eines Zufallswerts, der jeden Tag wechselt und nicht gespeichert wird, einen Kurzwert. Die IP-Adresse selbst speichern wir dafür nicht. Der Kurzwert lässt sich nicht auf eine Person zurückrechnen und nicht über mehrere Tage verfolgen. Gespeichert werden nur Tag, aufgerufene Seite und dieser Kurzwert; die Auswertung ist nur im internen Bereich einsehbar und dient dazu, die Website zu verbessern (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO). Die Daten löschen wir nach spätestens 13 Monaten.

4. Externe Links

Links zu Google Maps, Instagram, Facebook und TikTok führen auf fremde Seiten. Erst wenn du sie anklickst, werden Daten an diese Anbieter übertragen; für deren Verarbeitung gelten deren Datenschutzhinweise.

5. Empfänger

Empfänger deiner Daten sind nur Dienstleister, die wir für den Betrieb brauchen:

  • Render Services, Inc. (USA): Hosting der Website und der Datenbank, in unserem Auftrag.
  • Heinlein Support GmbH (mailbox.org), Berlin: Versand unserer E-Mails, in unserem Auftrag.
  • Stripe Payments Europe, Ltd. (Irland) und Stripe, Inc. (USA): Abwicklung von Online-Zahlungen.
  • Unser Steuerberater: Buchhaltung und Steuererklärungen.

Mit Dienstleistern, die in unserem Auftrag Daten verarbeiten, schließen wir Auftragsverarbeitungsverträge. Werden Daten in die USA übermittelt, stützt sich das auf den Angemessenheitsbeschluss der EU-Kommission zum EU-US Data Privacy Framework oder auf EU-Standardvertragsklauseln. Eine Kopie der Garantien erhältst du auf Anfrage.

6. Deine Rechte

Du hast das Recht auf Auskunft, Berichtigung, Löschung, Einschränkung der Verarbeitung, Datenübertragbarkeit und Widerspruch (Art. 15–21 DSGVO). Wende dich dazu an die oben genannten Kontaktdaten. Wo wir Daten aufgrund berechtigter Interessen verarbeiten (Server-Logdaten, Besucherzählung), kannst du dem jederzeit aus Gründen widersprechen, die sich aus deiner Situation ergeben. Du kannst dich außerdem bei einer Datenschutz-Aufsichtsbehörde beschweren, z. B. der Landesbeauftragten für Datenschutz und Informationsfreiheit Nordrhein-Westfalen.

7. Speicherdauer

Wir löschen deine Daten, sobald sie für den Zweck nicht mehr erforderlich sind und keine gesetzliche Aufbewahrungspflicht entgegensteht. Im Einzelnen:

  • Rechnungen, Gutschriften und Zahlungsdaten: 8 Jahre ab Ende des Jahres, in dem der Beleg entstanden ist (§ 147 AO, § 14b UStG). Dazu gehören Name, Anschrift und E-Mail-Adresse aus der Buchung. Danach löschen wir sie automatisch.
  • E-Mails zur Abwicklung (Bestätigung, Rechnung, Gutschrift, Absage, Erstattung, Erinnerung): 6 Jahre (§ 257 HGB), nur der Text.
  • Telefonnummer, Platzwunsch, Standplatz (Reihe, Lage, Nummer) und die Platzhistorie: 24 Monate nach dem Markt. Wir brauchen sie, damit wir dir bei späteren Buchungen deinen Platz anbieten können, und weil eine Gutschrift 12 Monate gültig ist und sich auf deine Buchung bezieht. Danach löschen wir sie automatisch.
  • Technische Mails (z. B. Anmelde-Link): 30 Tage.
  • Kundenkonto: bis du es selbst löschst (jederzeit im Konto) oder du dich 3 Jahre nicht angemeldet hast. Davor erinnern wir dich per E-Mail.